Eenmanszaak of bv: wat past bij jou?
Aansprakelijkheid, belasting en het omslagpunt in winst, met een tabel per situatie.
Lees het artikel →
Kennisbank · Starten als ondernemer
Btw-nummer aanvragen: hoe en wanneer?
Een btw-nummer aanvragen doe je niet apart: het volgt uit je inschrijving bij de Kamer van Koophandel. De Belastingdienst beoordeelt daarna of je ondernemer bent voor de btw en stuurt je nummer per post. Je hebt het nodig om te factureren en om je eerste btw-aangifte te doen.
Vraag een gratis intakegesprek aan Bel mij terug
Van inschrijving tot je eerste factuur · met de termijnen erbij
Op deze pagina
Hoe kom je aan een btw-nummer?
Je vraagt het niet los aan: het nummer volgt uit je inschrijving bij de KvK. Die geeft je gegevens door aan de Belastingdienst, die beoordeelt of je ondernemer bent voor de btw. Ben je dat, dan krijg je je nummer per post, meestal binnen enkele weken na je inschrijving.
Bij je inschrijving geef je op wat je gaat doen, wanneer je start en hoeveel uur je in je onderneming stopt. Die gegevens bepalen mede of je als ondernemer wordt gezien. Vage omschrijvingen als "advies" of "diensten" leiden vaker tot vragen dan een concrete activiteit, dus beschrijf je werk zo dat een buitenstaander het begrijpt.
Richt je een bv op, dan loopt het anders: de notaris regelt de oprichting, daarna volgt de inschrijving bij de KvK en pas daarna de nummers van de Belastingdienst. Voor de bv komt er een nummer voor de vennootschapsbelasting bij en heb je personeel of ben je dga, ook een loonheffingennummer.
Wanneer regel je het?
Je regelt het rond het moment dat je echt start met ondernemen, dus wanneer je klanten gaat benaderen of je eerste opdracht aanneemt. Wacht niet tot je eerste factuur klaarligt: zonder btw-nummer kun je geen geldige factuur met btw sturen en het nummer komt niet dezelfde dag binnen.
Er zit dus altijd wat tijd tussen je inschrijving en het moment dat je kunt factureren met btw. Plan die weken in: spreek met je eerste klant af dat de factuur volgt na levering en zet in je opdrachtbevestiging welk bedrag exclusief en welk bedrag inclusief btw je in rekening brengt. Dan hoeft niemand achteraf een correctie te verwerken.
Heb je vóór je inschrijving al kosten gemaakt die duidelijk met de start van je onderneming te maken hebben, dan kan de btw daarop onder voorwaarden nog worden teruggevraagd. Bewaar die facturen dus, ook als ze op je naam als particulier staan. Laat wel eerst nakijken wat in jouw situatie mag; dit is precies het punt waar starters btw laten liggen of te veel terugvragen.
Welke twee nummers krijg je?
Twee en ze hebben elk een eigen rol. Het btw-identificatienummer gebruik je naar buiten: het staat op je facturen en je website. Het omzetbelastingnummer gebruik je richting de Belastingdienst, bijvoorbeeld bij je aangifte. Voor een eenmanszaak zijn de nummers verschillend, omdat het identificatienummer je burgerservicenummer niet bevat.
| Nummer | Waarvoor | Wie ziet het |
|---|---|---|
| Btw-identificatienummer | Facturen, je website, controle door klanten en leveranciers, handel binnen de EU | Iedereen met wie je zaken doet |
| Omzetbelastingnummer | Je btw-aangifte en correspondentie met de Belastingdienst | Alleen jij en de Belastingdienst |
| Zet nooit je omzetbelastingnummer op een factuur of website: dat bevat bij een eenmanszaak je burgerservicenummer. | ||
Dat onderscheid bestaat sinds het identificatienummer werd losgekoppeld van het burgerservicenummer. Oude facturen, sjablonen en websites van eenmanszaken bevatten soms nog het verkeerde nummer. Controleer je eigen sjabloon één keer goed, want een fout hierin verspreidt zich over elke factuur die je daarna stuurt.
Wat als de Belastingdienst je geen ondernemer vindt?
Dan krijg je geen btw-nummer en mag je geen btw in rekening brengen of terugvragen. Dat gebeurt als je activiteit meer op een hobby lijkt: weinig uren, geen echte klanten, geen streven naar winst. Je kunt met aanvullende informatie onderbouwen dat je wel onderneemt of later opnieuw aanvragen.
Onderbouw dat met feiten die passen bij een onderneming: opdrachtbevestigingen, een prijslijst, advertenties, investeringen in materiaal en de uren die je erin stopt. Ben je het oneens met de beslissing, dan staat de gewone bezwaarroute open. Blijf in de tussentijd geen btw factureren: btw die je onterecht in rekening brengt, moet je alsnog afdragen.
Wat moet er op je factuur staan?
Naast je btw-identificatienummer horen op een factuur je naam en adres, je KvK-nummer, de gegevens van je klant, een opvolgend factuurnummer, de factuurdatum, een omschrijving van wat je hebt geleverd, het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag. Bij een zakelijke klant in een ander EU-land hoort ook zijn btw-nummer erop.
Werk je met een boekhoudpakket, zet je nummers dan één keer goed in de instellingen en controleer daarna een testfactuur regel voor regel. Factureer je met een eigen sjabloon in een tekstverwerker, houd dan een vaste indeling aan, zodat je nooit een verplicht veld vergeet als je haast hebt.
Ontbreekt er iets, dan kan je klant de btw in theorie niet aftrekken en bij een controle is een onvolledige factuur het eerste waar naar gekeken wordt. Nummer je facturen doorlopend, zonder gaten en bewaar ook de facturen die je zelf ontvangt: samen vormen ze de basis van je administratie, die je zeven jaar moet bewaren.
Wanneer doe je je eerste btw-aangifte?
Je eerste btw-aangifte doe je over het tijdvak waarin je bent gestart. Voor de meeste ondernemers is dat een kwartaal en de aangifte moet binnen zijn op de laatste dag van de maand na dat kwartaal. De Belastingdienst laat je per brief weten over welk tijdvak je voor het eerst aangifte doet.
Heb je in dat eerste tijdvak nog niets gefactureerd, dan doe je een nihilaangifte. Overslaan is geen optie: ook een lege aangifte moet ingediend worden, anders volgt een verzuimboete. Heb je bij de start geïnvesteerd, dan levert je eerste aangifte vaak juist een teruggave op.
Wil je hulp bij de start, kijk dan bij een bedrijf oprichten. Hoe de aangifte daarna elk kwartaal werkt, staat in de uitleg van de btw-aangifte. Blijft je omzet klein, lees dan over de kleineondernemersregeling. Wat er verder bij de start komt kijken staat bij starten als ondernemer.
Verwante artikelen
Hoe werkt de btw-aangifte?
De vier kwartaaldeadlines, de berekening van wat je afdraagt en het herstellen van een fout.
Lees het artikel →
Veelgestelde vragen
Veelgestelde vragen over je btw-nummer
Loop je tegen iets anders aan? Zet hem in het formulier onderaan; administratiekantoor Financiële Zaken belt je binnen één werkdag terug.
Kost een btw-nummer geld?
Nee. Het nummer zelf is gratis; je betaalt alleen de eenmalige inschrijving bij de KvK. Krijg je een aanbod om tegen betaling een btw-nummer voor je te regelen, dan betaal je voor iets wat de Belastingdienst je kosteloos toekent.
Kan ik factureren zonder btw-nummer?
Voor een factuur met btw heb je je btw-identificatienummer nodig, want dat moet erop staan. Is je nummer nog niet binnen en moet je wel leveren, wacht dan met factureren of stuur de factuur na. Achteraf een nummer toevoegen is lastiger dan even wachten.
Krijg ik automatisch een btw-nummer bij mijn KvK-inschrijving?
Meestal wel. De KvK geeft je gegevens door en de Belastingdienst beoordeelt of je ondernemer bent voor de btw. Hoor je na een paar weken niets, neem dan zelf contact op; soms ontbreekt informatie over je activiteiten.
Heb ik een btw-nummer nodig als ik de KOR gebruik?
Ja. Je krijgt eerst een btw-nummer en meldt je daarna aan voor de kleineondernemersregeling. Je facturen gaan dan zonder btw de deur uit, maar je blijft ingeschreven als ondernemer voor de btw.
Klaar om je administratie uit handen te geven?
Vraag een gratis intakegesprek aan en je hoort binnen één werkdag wat het bij jou kost.
Gratis intakegesprek
Vul je gegevens in en we nemen binnen één werkdag contact met je op.
Team Financiële Zaken · fiscalisten
Gepubliceerd op , laatst inhoudelijk gecontroleerd op .