Wat is de kleineondernemersregeling (KOR)?
Blijf je onder de omzetgrens, dan hoef je in beginsel geen btw-aangifte te doen. Wat dat kost aan aftrek.
Lees het artikel →
Kennisbank · Belastingen
Btw-aangifte doen: hoe werkt het?
Btw-aangifte doen gaat meestal per kwartaal; officieel heet het de aangifte omzetbelasting. De deadline is de laatste dag van de maand na het kwartaal: 30 april, 31 juli, 31 oktober en 31 januari. Je betaalt de btw die je hebt gefactureerd, min de btw die je zelf hebt betaald over zakelijke kosten.
Vraag een gratis intakegesprek aan Bel mij terug
Uitleg met de vier deadlines van dit jaar · vragen stellen kost niets
Op deze pagina
Wat is een btw-aangifte?
Een btw-aangifte is de opgave waarin je de Belastingdienst laat weten hoeveel btw je hebt gefactureerd en hoeveel btw je zelf over zakelijke kosten hebt betaald. Het verschil draag je af of krijg je terug. Je bent geen eigenaar van die btw: je int hem namens de Belastingdienst.
Dat laatste is het punt waar in de praktijk het meeste misgaat. De btw die op je bankrekening staat voelt als omzet, maar hij is het niet. Ondernemers die de btw meerekenen in wat ze kunnen besteden, komen aan het einde van het kwartaal een bedrag tekort dat ze al hadden uitgegeven. Een aparte rekening waar je de btw direct naartoe overmaakt, lost dat probleem in één keer op.
In de aangifte vul je twee kanten in. Aan de ene kant je omzet en de btw die je daarover in rekening hebt gebracht, uitgesplitst per tarief en met je buitenlandse omzet apart. Aan de andere kant de voorbelasting: de btw op je zakelijke inkopen en kosten. Je hebt daarvoor je verkoopfacturen, je inkoopfacturen en je bankmutaties over het tijdvak nodig.
Wanneer moet je btw-aangifte binnen zijn?
De aangifte en de betaling moeten binnen zijn op de laatste dag van de maand na het kwartaal. Voor het eerste kwartaal is dat 30 april, daarna 31 juli, 31 oktober en 31 januari. Aangifte doen en betalen zijn twee losse handelingen; ze hebben wel dezelfde deadline.
| Kwartaal | Periode | Aangifte en betaling uiterlijk |
|---|---|---|
| Q1 | januari tot en met maart | 30 april |
| Q2 | april tot en met juni | 31 juli |
| Q3 | juli tot en met september | 31 oktober |
| Q4 | oktober tot en met december | 31 januari |
| Voor het indienen van de btw-aangifte bestaat geen uitstelregeling; deze termijnen staan elk kwartaal vast. Kun je niet betalen, dan is een betalingsregeling wel mogelijk. | ||
Dat er geen uitstel bestaat, maakt deze deadline anders dan die van de inkomstenbelasting. Ben je te laat met indienen of betalen, dan kan de Belastingdienst een verzuimboete opleggen en die loopt op als het vaker gebeurt. Het bedrag zelf blijft daarnaast staan, dus te laat zijn kost je altijd extra.
Zet de vier data daarom aan het begin van het jaar in je agenda en plan je administratie een week eerder. Wie op 30 april begint met het zoeken van bonnen uit januari, levert een aangifte in die achteraf gecorrigeerd moet worden.
Hoe reken je uit wat je moet afdragen?
Je berekent je afdracht door eerst de btw op te tellen die je dat kwartaal aan klanten hebt gefactureerd. Daarvan trek je de voorbelasting af: de btw die jij hebt betaald over zakelijke inkopen en kosten. Blijft er een bedrag over, dan draag je dat af; is de voorbelasting hoger, dan krijg je terug.
Een rekenvoorbeeld met het algemene btw-tarief van 21 procent. Je factureert in een kwartaal € 20.000 exclusief btw, dus € 4.200 aan btw. Je hebt zelf € 5.000 exclusief btw aan zakelijke kosten gemaakt, met € 1.050 btw erop. Je draagt dan € 4.200 min € 1.050 af, oftewel € 3.150. Werk je met een verlaagd tarief of met vrijgestelde omzet, dan verandert die uitkomst.
Belangrijk is het moment waarop een factuur meetelt. Voor de meeste ondernemers is dat de factuurdatum, niet de datum waarop je klant betaalt. Een factuur die je in maart hebt gestuurd en die in mei wordt betaald, hoort dus in de aangifte over het eerste kwartaal. Blijft een factuur onbetaald, dan kun je de afgedragen btw onder voorwaarden terugvragen.
Vraag je vaste maandbedrag aan
Hoe vaak moet je aangifte doen?
De Belastingdienst wijst je een aangiftetijdvak toe en dat is voor de meeste ondernemers het kwartaal. Draag je veel btw af, dan kan het tijdvak een maand zijn; bij een kleine, stabiele omzet kun je in sommige gevallen om een jaaraangifte vragen. Je tijdvak staat op je aangiftebrief.
Je kunt zelf om een ander tijdvak vragen. Een maandaangifte is aantrekkelijk als je structureel btw terugkrijgt, bijvoorbeeld omdat je veel exporteert of investeert: je wacht dan niet drie maanden op je geld. Een jaaraangifte is rustiger, maar betekent dat je in één keer een groot bedrag moet kunnen betalen. Wisselen gaat altijd via de Belastingdienst en per tijdvak, niet halverwege.
Wat als je een fout in je aangifte hebt gemaakt?
Dan herstel je die met een suppletie: een correctie op een aangifte die al is ingediend. Merk je de fout snel op en gaat het om een klein bedrag, dan kun je die correctie soms in je volgende aangifte meenemen. Fouten uit eerdere jaren horen altijd in een suppletie.
Een suppletie is geen bekentenis en levert niet automatisch een boete op. Wat wel meeweegt, is of je de fout meldt zodra je hem ziet. Wie een te lage afdracht laat liggen tot de Belastingdienst er zelf achter komt, is slechter af dan wie zelf corrigeert. Over een bijbetaling kan belastingrente worden gerekend.
De fouten die wij bij een overname het vaakst zien, zijn dezelfde drie: privékosten die als zakelijk zijn afgetrokken, btw op een bon zonder geldige factuur en omzet die in het verkeerde kwartaal is geboekt. Alle drie zijn met een suppletie te herstellen.
Wat als je de btw niet kunt betalen?
Dien je aangifte dan wel op tijd in en neem daarna contact op met de Belastingdienst over een betalingsregeling. Aangifte doen en betalen zijn losse verplichtingen, dus niet indienen maakt het probleem alleen groter. Wij helpen klanten die om de btw heen dreigen te lopen met een planning per kwartaal.
Een betalingsregeling vraag je aan voordat de termijn verstrijkt, niet erna. Doe je niets, dan volgt een naheffing met een boete en daarna invordering. Loopt het structureel mis, dan is de oorzaak bijna altijd dat de btw op de gewone rekening blijft staan en meebetaalt aan de vaste lasten. Dat is een kasprobleem, niet een belastingprobleem en het is oplosbaar.
Wil je je btw-aangifte niet zelf doen, kijk dan bij je belastingaangifte laten doen. Wil je de hele administratie uit handen geven, lees dan je boekhouding uitbesteden. De andere onderwerpen uit deze reeks staan bij belastingen.
Verwante artikelen
Wat is de voorlopige aanslag?
Naast de btw per kwartaal loopt je inkomstenbelasting. Zo werkt de vooruitbetaling en de verrekening.
Lees het artikel →
Veelgestelde vragen
Veelgestelde vragen over de btw-aangifte
Kom je er met dit artikel niet uit? Zet hem in het formulier onderaan; administratiekantoor Financiële Zaken belt je binnen één werkdag terug.
Moet ik btw-aangifte doen als ik geen omzet had?
Ja. Zolang je een btw-nummer hebt en aangiftetijdvakken toegewezen krijgt, moet je elk tijdvak aangifte doen, ook als je niets hebt gefactureerd. Dat heet een nihilaangifte. Doe je hem niet, dan kan de Belastingdienst een verzuimboete opleggen.
Kan ik de btw op al mijn kosten terugvragen?
Alleen de btw op zakelijke kosten en alleen als je een factuur hebt waarop de btw en je gegevens staan. Gebruik je iets zowel privé als zakelijk, dan mag je alleen het zakelijke deel aftrekken. Bij vrijgestelde omzet vervalt het recht op aftrek.
Wanneer krijg je btw terug in plaats van dat je betaalt?
Als de btw die je over zakelijke kosten hebt betaald hoger is dan de btw die je hebt gefactureerd. Dat gebeurt vaak in een kwartaal met een grote investering of in een startperiode waarin je nog weinig omzet hebt gemaakt.
Kan iemand anders mijn btw-aangifte indienen?
Ja. Met een machtiging kan je boekhouder of administratiekantoor de aangifte voor je opstellen en indienen. Wij doen dat voor klanten binnen het maandpakket of als losse opdracht; je krijgt de aangifte altijd eerst te zien voordat hij de deur uit gaat.
Klaar om je administratie uit handen te geven?
Vraag een gratis intakegesprek aan en je hoort binnen één werkdag wat het bij jou kost.
Gratis intakegesprek
Vul je gegevens in en we nemen binnen één werkdag contact met je op.
Team Financiële Zaken · fiscalisten
Gepubliceerd op , laatst inhoudelijk gecontroleerd op .